Vakantie Checklist

Rhenus helpt u graag op weg naar een zorgeloze vakantie. Daarvoor hebben we de onderstaande checklist opgesteld. 

Als u verantwoordelijk bent voor het beschermen van vertrouwelijke data binnen uw organisatie, zowel op papier als op hardware zoals harde schijven, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alles goed geregeld is voordat u op vakantie gaat. Dit geldt voor gegevens in uw archief, evenals voor papieren documenten en hardware datadragers die verspreid liggen binnen de organisatie. Rhenus kan u hierbij ontzorgen, maar er zijn ook stappen die u zelf kunt ondernemen. Doe de check.
 

CHECKLIST VOOR VERTROUWELIJKE PAPIEREN DOCUMENTEN EN HARDWARE DATADRAGERS

• Is het protocol voor het omgaan met vertrouwelijke gegevens volgens de vereiste AVG-regels voldoende bekend bij iedereen?
• Zijn er voldoende containers beschikbaar waarin medewerkers deze vertrouwelijke documenten en hardware datadragers veilig kunnen deponeren? Nee? Rhenus komt minimaal één keer per week in elke gemeente van Nederland. Neem contact met ons op, dan regelen we het snel.
• Is er nog voldoende ruimte in de containers zodat ze niet vol raken tijdens uw vakantie? Nee? Laat ze dan nog even snel legen en gecertificeerd vernietigen.
• Verwacht u dat de containers bijna vol zullen zijn na uw vakantie? Plan dan alvast de veilige papiervernietiging bij Rhenus. Wij vernietigen op de meest veilige manier, direct bij u voor de deur in onze shredderwagen of op een van onze beveiligde vernietigingslocaties. Van elke vernietiging ontvangt u gratis een gewaarmerkt Vernietigingscertificaat met alle details.

CHECKLIST VOOR ARCHIEFOPSLAG

Afhankelijk van de wettelijke bewaartermijnen slaat u uw papieren documenten en hardware datadragers op, intern op uw eigen locatie of bij een gespecialiseerd high-security archiefopslagbedrijf zoals Rhenus. Controleer of de volgende zaken qua archiefbeheer goed zijn geregeld:

• Voor de dossiers en datadragers die opgeslagen moeten worden, is er een gesloten proces ingericht van locatie naar archiefopslag. Dataverlies is niet mogelijk.
• Gebruikt u afsluitbare veilige containers voor de inzameling of bewaring van vertrouwelijke papieren dossiers of datadragers? Controleer of deze voldoende op voorraad zijn, niet te vol zijn en op de juiste plekken staan.
• De papieren documenten en hardware datadragers zijn geheel conform AVG-eisen en eventuele branche-specifieke eisen opgeslagen.
• De documenten en datadragers zijn niet toegankelijk voor onbevoegden.
• Er is een autorisatiesysteem dat duidelijk vastlegt wie welke documenten kan opvragen.
• Tijdens uw vakantie kan een collega het archief beheren en ervoor zorgen dat bevoegden toegang hebben tot de benodigde documenten. Deze collega kent de volledige procedure.
• Het opvragen van dossiers of datadragers uit het archief is geregeld via een beveiligd protocol en wordt gedocumenteerd.
• Laat alle hardware datadragers in het archief die qua bewaartermijn vernietigt mogen worden gecertificeerd vernietigen. Het vernietigen van harde schijven en andere datadragers kan door Rhenus geregeld worden. Zelfs direct op uw locatie in onze mobiele shredderwagen. U ontvangt gratis een gewaarmerkt Vernietigingscertificaat met details. Rhenus heeft het CA+ keurmerk.
• Is de bewaartermijn van papieren dossiers verlopen? Laat geen vertrouwelijke data onnodig lang in uw archief liggen. Regel de vernietiging. Ook voor veilige gecertificeerde archiefvernietiging komt Rhenus graag naar u toe.
• Optioneel: Bevoegden kunnen ook een digitale versie van papieren documenten opvragen via Scan on Demand. Indien u dit intern heeft geregeld, moet u dit uitleggen aan uw vervanger.